شناسایی مشکلات سازمان با ۵ ر اهکار سازمان‌محور

به گزارش بازار، شناسایی مشکلات سازمان، گام نخست در حل آن‌هاست. برای حل هر مسئله، ابتدا باید آن را به وضوح تعریف کرد؛ این یعنی مشخص کنیم چه اتفاقی در حال رخ‌دادن است، چه کسانی درگیرند، زمان و مکان وقوع آن کجاست و چگونه بر اهداف ما اثر می‌گذارد.

یک تعریف مسئله خوب باید مشخص، قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌دستیابی، مرتبط و دارای زمان‌بندی (SMART) باشد. همچنین باید از هرگونه فرضیه، سوگیری یا سرزنش دوری کرد. برای مثال به‌جای اینکه بگویید تیم ما بی‌انگیزه است، می‌توانید بگویید: خروجی تیم ما در سه ماه گذشته ۱۵ درصد کاهش یافته و نظرسنجی مشارکت کارکنان، کاهش ۲۰ درصدی رضایت را نشان می‌دهد.

به‌گفتۀ رسا سامانه افق، مهم‌ترین روش‌های شناسایی مشکلات سازمانی شامل تحلیل فرایندهای کاری و کشف گلوگاه‌ها، جمع‌آوری بازخورد از کارکنان و مدیران، بررسی داده‌ها و شاخص‌های عملکرد، ارزیابی ساختار سازمانی و نقش‌ها و شناسایی تأثیر عوامل محیطی داخلی و خارجی است. برای آشنایی بیشتر با این راهکارها در ادامه این مقاله با ما همراه باشید.

چرا شناسایی دقیق مشکلات سازمان اهمیت دارد؟

شاید برایتان این پرسش پیش آمده باشد که چرا شناسایی دقیق مشکلات سازمان تا این حد مهم است؟

صرف زمان برای شناسایی مشکلات سازمان، پیش‌از تلاش برای حل آن‌ها به شما کمک می‌کند راه‌حل‌های بهتر و کارآمدتری بیابید. آلبرت انیشتین زمانی گفت: گر یک ساعت برای نجات سیاره به من فرصت داده شود، ۵۹ دقیقه را صرف تعریف مشکل و یک دقیقه را صرف حل آن خواهم کرد. هرچند این جمله کمی اغراق‌آمیز به نظر می‌رسد؛ اما بر اهمیت ضروری تعریف صحیح مشکل تأکید می‌کند. علاوه‌براین، اهمیت تسلط بر توانایی شناسایی و تعریف چالش‌ها را به ما نشان می‌دهد. اگر پیش‌از اقدام، برای شناسایی و تعریف مشکل وقت بگذارید، اغلب می‌توانید راه‌حلی متناسب با نیازهای خاص سازمان مطرح کنید. این کار به شما کمک می‌کند چالش‌ها را مؤثرتر حل کنید از راهکارهای مدیریت سازمان مناسب استفاده کنید و در زمان، پول و منابع خود و مشتریانتان صرفه‌جویی کنید.

۵ روش طلایی برای شناسایی ریشه‌ای مشکلات سازمان

برای شناسایی مشکلات سازمان روش‌های خاصی وجود دارد که تسلط بر آن‌ها برای هر رهبر و مدیر ارشد در سازمان یک ضرورت است. مهم‌ترین روش‌های مؤثر برای شناسایی دقیق مشکلات سازمانی عبارت‌اند از:

تحلیل فرایندهای کاری و شناسایی گلوگاه‌ها

گلوگاه، کندترین نقطه در روند کاری شماست؛ جایی که حجم کار ورودی سریع‌تر از ظرفیت پردازش آن است. این گلوگاه‌ها، چه به‌دلیل مرحله تضمین کیفیت نرم‌افزار، چه یک کارمند با حجم کار بالا یا تجهیزات قدیمی، بهره‌وری را کاهش و تأخیر در تحویل را افزایش می‌دهند. حتی زمانی که این بخش با حداکثر ظرفیت کار می‌کند، باز هم نمی‌تواند به حجم کار برسد و این امر باعث ایجاد یک اثر دومینو در کل فرایند می‌شود. به خاطر داشته باشید که رفع یک گلوگاه ممکن است محدودیت را به بخش دیگری منتقل کند؛ بنابراین نظارت مداوم حیاتی است.

جمع‌آوری بازخورد از کارکنان و مدیران

هیچ محیط کاری بدون مشارکت کارکنانش نمی‌تواند رشد کند. بازخورد کارکنان، نبض یک سازمان و شاخصی ملموس از سلامت کلی آن است. چه انتقاد سازنده باشد، چه تحسین برای کار خوب انجام‌شده یا بینش‌هایی برای بهبود فرایندهای کاری، بازخورد اهمیت فراوانی دارد. تصور کنید بدون دانستن جهت باد یا حتی بدتر از آن، بدون آگاهی از مسیر خود، بخواهید کشتی را هدایت کنید؛ اداره یک سازمان بدون بازخورد کارکنان دقیقاً چنین حسی دارد.

بازخورد منظم بادادن حق اظهار نظر به کارکنان، آن‌ها را توانمند ساخته و احساس ارزشمندی به آن‌ها می‌دهد. این به نوبه خود مشارکت را افزایش می‌دهد که مستقیماً با بهره‌وری بالاتر مرتبط است. هرگز نخواهید دانست که کارکنان شما چقدر خوشحال یا ناراضی هستند، مگر اینکه از آن‌ها بپرسید. بازخورد مانند قطب‌نما عمل می‌کند و کارکنان را در مورد نقاط قوت و زمینه‌های قابل‌بهبودشان راهنمایی می‌کند. این امر به ساده‌سازی تلاش‌ها، کاهش ناکارآمدی‌ها و بهبود عملکرد کمک کرده و به نفع هم فرد و هم سازمان است. فرهنگ بازخورد مداوم، اعتماد، گشودگی و حس مشترک هدف را تقویت می‌کند. این فرهنگ به کارکنان نشان می‌دهد که نظراتشان مهم است و سازمان مایل به گوش‌دادن و تکامل است. به‌طورخلاصه، بدون بازخورد منظم، سازمان‌ها درمعرض رکود قرار می‌گیرند؛ اما با آن، درهای بهبود مستمر به روی آن‌ها باز می‌شود.

بررسی داده‌ها و شاخص‌های عملکرد

بررسی داده‌ها و شاخص‌های عملکرد یکی دیگر از راهکارهای اساسی شناسایی مشکلات سازمان است. برای این منظور، باید داده‌های مرتبط را از تمام جنبه‌های چرخه کسب‌وکار خود جمع‌آوری کنید؛ از عملکرد کسب‌وکار و بازخورد مشتری گرفته تا گزارش‌های مالی و روندهای بازار. در واقع، هر بخش باید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) خاص خود را داشته باشد که معیارهای اصلی منعکس‌کننده عملکرد هستند. همچنین، دریافت بازخورد – چه مثبت و چه منفی – از مشتریان بسیار مهم است. برای تحلیل بهتر این داده‌ها و ارائه بینش‌های عملی، می‌توان از ابزارهای BI (Business Intelligence) استفاده کرد تا اطلاعات به‌صورت هوشمندانه پردازش شده و شاخص‌های عملکرد سازمان به‌راحتی پایش شوند. نه‌تنها درخواست بازخورد اهمیت دارد، بلکه پاسخگویی به آن نیز حیاتی‌تر است. اطمینان حاصل کنید که در وب‌سایت‌های نقد و بررسی به نظرات مشتریان پاسخ می‌دهید، با آن‌ها تماس می‌گیرید تا مشکلاتشان را رفع کنید و از آن‌ها به‌سبب طرح بازخوردشان تشکر می‌کنید.

ارزیابی ساختار سازمانی و نقش‌ها

ارزیابی سازمانی به‌معنای یک ممیزی جامع از افراد، فرایندها و پلتفرم‌های موجود در یک سازمان است. هدف اصلی این ارزیابی، درک عمیق سازوکار درونی سازمان است تا بتوانیم بهترین بهره‌برداری را از نقاط قوت داشته باشیم و بخش‌هایی که عملکرد مناسبی ندارند را اصلاح کنیم. این ارزیابی شامل موارد زیر است:

●       ارزیابی عملکرد، فرهنگ، قابلیت‌ها و سلامت کلی سازمان؛

●       شناسایی نقاط قوت و ضعف و کشف فرصت‌ها برای بهبود همسوسازی اهداف، منابع و ساختار سازمان؛

●       افزایش کارایی، بهبود فرهنگ سازمانی و افزایش مشارکت کارکنان.

ارزیابی سازمانی با نگاهی عمیق به وضعیت سازمان، نقاط قوت قابل‌بهره‌برداری و نقاط ضعف قابل‌رسیدگی را آشکار می‌سازد. از این دانش می‌توان برای تقویت و محافظت از موفقیت بلندمدت سازمان استفاده کرد.

شناسایی تأثیر عوامل محیطی داخلی و خارجی

مسائل داخلی یک سازمان به چالش‌ها یا مشکلاتی اشاره دارد که در درون خود سازمان ایجاد می‌شوند. این مسائل معمولاً مربوط به فرایندها، سیستم‌ها و فرهنگ داخلی سازمان هستند. نمونه‌هایی از مسائل داخلی شامل ارتباط ضعیف بین کارکنان، نداشتن انگیزه کارکنان، منابع مالی ناکافی، شیوه‌های مدیریتی ناکارآمد یا فناوری قدیمی است.

مسائل خارجی یک سازمان به چالش‌ها یا مشکلاتی اشاره دارد که از خارج از سازمان ناشی می‌شوند. این مسائل معمولاً مربوط به محیط خارجی سازمان، مانند صنعت، مشتریان، تأمین‌کنندگان یا رقبا هستند. نمونه‌هایی از مسائل خارجی شامل تغییرات در ترجیحات مشتری، افزایش رقابت، تغییرات در مقررات، رکود اقتصادی یا پیشرفت‌های فناوری است که بازار را مختل می‌کند. شناسایی مسائل داخلی و خارجی برای موفقیت یک سازمان بسیار مهم است.

مسائل داخلی می‌توانند بر کارایی، اثربخشی و عملکرد کلی سازمان تأثیر بگذارند، درحالی‌که مسائل خارجی می‌توانند بر رقابت‌پذیری، رشد و پایداری آن تأثیر بگذارند. با شناسایی و پرداختن به این مسائل، سازمان‌ها می‌توانند استراتژی‌های مؤثری را برای تقویت نقاط قوت، غلبه بر نقاط ضعف، بهره‌برداری از فرصت‌ها و کاهش تهدیدها تدوین کنند.

سخن پایانی

همان‌طور که مطرح شد، شناسایی مشکلات سازمان اولین و مهم‌ترین گام در مسیر حل آن‌هاست. تنها زمانی می‌توانیم بر چالش‌های پیش رو غلبه و مسائل سازمان را حل کنیم که مشکل و ریشه‌های آن را به‌خوبی درک کرده باشیم. برای شناخت دقیق مشکلات سازمانی، می‌توان از راهکارهای مؤثری همچون تحلیل فرایندهای کاری و کشف گلوگاه‌ها، جمع‌آوری بازخورد از کارکنان و مدیران، بررسی داده‌ها و شاخص‌های عملکرد، ارزیابی ساختار سازمانی و نقش‌ها و شناسایی تأثیر عوامل محیطی داخلی و خارجی بهره گرفت.